<< Click to Display Table of Contents >> Navigation:  Systemoppsett > Godkjenningslogikk

Skjermbildet benyttes til å definere godkjenningsprosessen i organisasjonen. Med godkjenningsprosess menes hvilke ledd ulike bilag skal gjennom før de overføres til lønnssystem. Oppsettet definerer hvilke trinn som skal følges for godkjente bilag, og hvilke trinn som skal følges for avviste bilag.

 

Oppsette kan gjøres generelt for hele organisasjonen eller tilpasses i ulike ansvar (organisatoriske enheter). Oppsettet kan gjøres felles for alle bilagstyper (reiseregninger, kjørebok og utleggsrefusjon) eller så kan ulike bilagstyper ha egen godkjenningslogikk.

 

Hovedprinsippet for oppsettet er at en angir hvilke statusendringer som skal gjelde for bilagstypene og hvilke roller som har lov til å sette disse statusene.

 

Én linje i oversikten beskriver én statusendring i én retning. Med retning menes om bilaget godkjennes (forover = F) eller avvises (bakover = B). Nye linjer defineres eller redigeres i samme skjermbildet. For ny linje velges ”Legg til”.

 

Følgende felter definerer godkjenningslogikken:

 

•Ansvar.
Kan stå til ”ikke valgt”. Dersom feltet står som ”ikke valgt”, gjelder regelen for alle ansvar. Dersom ansvar oppgis, vil regelen overstyre tilsvarende regel hvor ansvar ikke er valgt. Således kan man overstyre normalregelen som gjelder for organisasjonen nede på det enkelte ansvar.

•Bilagstype.
Kan stå til ”ikke valgt”. Dersom feltet står som ”ikke valgt”, gjelder regelen for alle bilagstyper. Dersom bilagstype oppgis, vil regelen overstyre tilsvarende regel hvor bilagstype ikke er valgt. Således kan man overstyre godkjenningslogikken for bestemte bilagstyper.

•Fra rolle.
Må velges. Sammen med ”Fra status” definerer dette feltet hvilket trinn i prosessen som regelen gjelder for. Fra rolle betyr hvilken rolle som gir fra seg bilaget ved den bestemte statusendringen. Systemet stiller krav til at både REISENDE og LØNNSMEDARBEIDER er definert i oppsettet. Rollene ”attesterer” og ”anviser” er det valgfritt å benytte.

•Til rolle.
Må velges. Sammen med ”Til status” definerer dette feltet hvilket trinn i prosessen som regelen gjelder for. Til rolle betyr hvilken rolle som mottar bilaget ved den bestemte statusendringen. Systemet stiller krav til at både REISENDE og LØNNSMEDARBEIDER er definert i oppsettet. Rollene ”attesterer” og ”anviser” er det valgfritt å benytte.

•Fra status.
Må velges. Sammen med ”Fra rolle” definerer dette feltet hvilket trinn i prosessen som regelen gjelder for. Fra status betyr hvilken status som bilaget opprinnelig har ved den bestemte overføringen av bilaget til en ny rolle. Systemet stiller krav til at KLADD, TIL LØNNSMEDARB., AVVIST AV LØNNSMEDARB., TIL OVERFØRING og FEIL UNDER OVERFØRING er definert i oppsettet.

•Til status.
Må velges. Sammen med ”Til rolle” definerer dette feltet hvilket trinn i prosessen som regelen gjelder for. Til status betyr hvilken status som bilaget skal ha ved den bestemte overføringen av bilaget til en ny rolle. Systemet stiller krav til at TIL LØNNSMEDARB., AVVIST AV LØNNSMEDARB., TIL OVERFØRING og FEIL UNDER OVERFØRING er definert i oppsettet.

•Kommentar obligatorisk.
Markeres dersom systemet skal kreve at det legges inn en kommentar ved den bestemte statusendringen. Kan for eksempel benyttes ved avvisning av bilag for å tvinge brukeren til å forklare årsaken til avvisningen.

•Retning forover?
Markeres dersom bilaget godkjennes – bilaget sendes forover i godkjenningsprosessen. Dersom feltet ikke er markert, betyr det at den aktuelle statusendringen gjelder sending av bilaget bakover i godkjenningsprosessen.

 

Tabell A: Følgende regellinjer tilsvarer standard oppsett:

 

 

Forklaring til tabell A:

Oppsettet over viser en felles godkjenningslogikk for hele organisasjonen med 3 godkjenningsledd (attesterer, anviser og lønningsmedarbeider.).

 

Tabell B: Følgende regellinjer må minst være definert:

 

 

Forklaring til tabell B:

Oppsettet over viser en felles godkjenningslogikk for hele organisasjonen med kun ett godkjenningsledd (lønningsmedarbeider).